超过80%以上的机会,行动学习小组的课题都是错的。
导致很多项目到最后都无法达到预期目标,并且还做的人仰马翻,简直是一场大悲剧。
好的开始是成功的一半,但错误的开始恐怕是很难成功了。
这为什么多数的课题选择在一开始就错?
主要原因在于下列几个主要地方:
- 没人正确选择和定义问题;
- 分不清楚什么主题不应该成为行动学习的课题;
- 课题的高度和范围不适合学员的职务层级;
- 没讲清楚最后要如何衡量成功
1.没人正确选择和定义问题
此点是最关键的原因。如果能解决它,大部分的错误就基本可以消除了。
首先是没人能讲清楚如何什么是课题?什么是问题?
课题应该是提高公司业务表现的一个管理重点,例如降低成本、提高质量表现、提高顾客服务品质、加快新产品的创新表现等等。在这些大的课题领域之下,如果将这些课题内容进行分解,应该可以聚焦在某些重要小一点的课题。在聚焦后的小课题中,可以借由衡量指标看出哪几个指标的真实表现不佳,此时就可以精准的定义问题是什么?它的理想状态和真实表现的差距就成为问题定义的基础。
例如某公司急于改进顾客服务品质,如果将顾客服务品质进行分解,我们可以分解为硬件环境和软件环境,我们还可以继续聚焦在软件环境这个次课题进行下一个层次的分解,例如可以分解为服务响应速度、服务态度、服务有效性、对客户的关心等等更近一步的课题。一旦选择更精确的特定课题之后,例如服务态度,就可以将现在的服务态度的真实表现与理想状态进行比较,找出差距后就可以转变为行动学习的问题。
其次是人们常常把问题—原因—解决对策混为一谈。
问题—原因—解决办法被混为一谈一趟几乎是个常态,背后透露出管理逻辑混乱的重要信息。
人们常常跳过问题直接说原因或解决办法,这导致一开始就锁定错的方向。例如常常会见到“我们需要提高员工工作积极性”“我们需要重新设计服务流程”这个说法成为行动学习的问题。但是如果你在听到这样的说法之后,刻意去分清楚什么是问题?什么是原因?什么是解决办法?你就会发现前面提到的“我们需要提高员工工作积极性”这种说法的背后其实是想解决“员工工作速度慢”或是“员工服务态度不佳”,亦或是“员工敬业度不高”这三个问题,究竟是哪一个才是需要解决的问题,这就很需要大量的澄清与沟通,才能确认究竟问题是什么?
一个重要的复杂问题背后通常不会只是一个原因,所以如果过早把单一原因做为问题来推动行动学习,这注定是只能解决一部分问题而已,更甚者可能完全解决不了问题。而过早的把某个问题背后的解决办法做为问题去推动行动学习,也会发生类似的悲剧。
2.分不清楚什么主题不应该成为行动学习的课题
行动学习的主题应该依循下列图示来进行问题的选择。一开始就发生错误的选择,后面的补救成本就会很高,甚至无法补救。
依照世界行动学习协会WIAL的建议,上图中的C和D才是正确的选择,A和B都是不合适的。
好的行动学习问题一定是目标清楚但是没有解决办法,所以其中C象限是最常见也是最后一定会选择的问题,适合中基层主管的行动学习问题也都落在此处。而D象限的问题比较适合中高级主管的行动学习问题选择,特别是让问题从D象限向B象限移动的过程,对于重要人才的发展而言是一个很好的训练,因为那会鼓励他们从说不清楚的状态经过各种研究和思考后,从此能将问题讲清楚说明白。
3.课题的高度和范围不适合学员的职务层级
意味着问题的属性与行动学习学员属性不匹配,这注定是痛苦的开始。要不就是对于问题进行降级,要不就是鼓励学员尝试拔高视角,进行模拟角色的思考,提出总体建议,并也从实干的角度分解为合适的工作领域。
问题的高度最高不要超过学员职级一层,范围最好是跨业务板块/专业领域学员们合作才能解决的问题。
例如经理层的行动学习最高只提高到总监层的问题就好,鼓励学员从总监视角看全局,并看到特定的问题,而这个问题如果经过分解,通常与这些经理们有很多的关联。
而流程问题的改善会比单一部门工作的优化更有意义,例如改善一个顾客服务流程,从顾客招募、顾客服务、顾客消费、顾客留存、以及顾客转化等等服务周期来看问题,更可以看到需要跨部门合作改进的空间,这样可以带来本质性的顾客服务改变,而不只是某部门的服务态度变得亲切了而已。
4.没讲清楚最后要如何衡量成功
没有清楚的成功衡量标准,代表着一开始就没想清楚未来成功的画像,所以后面就很难说到底做的好不好。
通常目标可以分解为主要目标和平衡目标。例如我们要改善服务态度,问题是要把现在服务态度的满意度只达到理想目标的65%。而设定主要目标自然就是要把差距缩小,从现在的65%开始,一年之后提高到85%,而平衡目标是第一年的服务成本只能上涨10%,并且内部员工的工作满意度也提升30%。
说清楚主要目标和平衡目标会有助于行动学习小组精准的分析项目内容和范围,并且不断提醒自己要为这个目标而努力。
如果上述的现象可以在一开始的时候就在行动学习教练的帮助下,让成员们想清楚,并向出题人进行几次有深度的提问,就可以避免上述问题的发生,就可以创造三赢的局面:学员觉得有进步、HR觉得项目质量高、体现教练应有价值,何乐而不为。